Τα Βήματα για μια Οργανωμένη Μετεστέγαση Επαγγελματικού Χώρου

Η μετακόμιση επαγγελματικού χώρου είναι πιο απαιτητική από μια απλή μετακόμιση κατοικίας. Δεν αφορά μόνο τη μεταφορά επίπλων και αντικειμένων, αλλά και τον εξοπλισμό, τα έγγραφα, τους ηλεκτρονικούς υπολογιστές και όλα όσα χρειάζεται μια επιχείρηση για να συνεχίσει να λειτουργεί.

Ο σωστός προγραμματισμός είναι απαραίτητος ώστε η μεταφορά να πραγματοποιηθεί με ασφάλεια και, κυρίως, να περιοριστεί όσο γίνεται η διακοπή της λειτουργίας της επιχείρησης.

1. Καθορίστε το χρονοδιάγραμμα της μετακόμισης

Το πρώτο βήμα είναι να αποφασίσετε πότε θα πραγματοποιηθεί η επαγγελματική μετακόμιση.

Ιδανικά, επιλέξτε ημέρες και ώρες κατά τις οποίες η επιχείρηση έχει μικρότερη δραστηριότητα. Αν είναι εφικτό, η μεταφορά μπορεί να πραγματοποιηθεί εκτός του βασικού ωραρίου λειτουργίας ή μέσα σε ένα Σαββατοκύριακο.

Δημιουργήστε ένα αναλυτικό πλάνο

Καταγράψτε όλες τις εργασίες που πρέπει να γίνουν πριν, κατά τη διάρκεια και μετά τη μετακόμιση.

Το πλάνο μπορεί να περιλαμβάνει:

• Ημερομηνία μεταφοράς
• Συσκευασία εξοπλισμού
• Αποσύνδεση ηλεκτρονικών συσκευών
• Αποσυναρμολόγηση επίπλων
• Μεταφορά αρχείων
• Μεταφορά επίπλων και εξοπλισμού
• Εγκατάσταση στον νέο χώρο
• Έλεγχο υπολογιστών και δικτύου

2. Καταγράψτε τον εξοπλισμό και την οικοσκευή του γραφείου

Πριν ξεκινήσει η συσκευασία, δημιουργήστε μια λίστα με όλα όσα πρόκειται να μεταφερθούν.

Σε έναν επαγγελματικό χώρο μπορεί να υπάρχουν:

• Γραφεία και καρέκλες
• Υπολογιστές και οθόνες
• Εκτυπωτές
• Τηλεφωνικές συσκευές
• Server και δικτυακός εξοπλισμός
• Αρχεία και έγγραφα
• Ντουλάπες
• Εξοπλισμός παραγωγής
• Είδη υποδοχής και διακόσμησης

Η καταγραφή βοηθά να γνωρίζετε τι μεταφέρθηκε και τι πρέπει να εγκατασταθεί στον νέο χώρο.

3. Ξεκαθαρίστε τι πραγματικά χρειάζεται να μεταφερθεί

Η μετακόμιση είναι μια καλή ευκαιρία για να απομακρύνετε παλιό ή άχρηστο εξοπλισμό.

Ελέγξτε ποια αντικείμενα χρησιμοποιούνται πραγματικά και ποια έχουν μείνει ανεκμετάλλευτα.

Έτσι μπορείτε να μειώσετε τον όγκο της μεταφοράς και να αξιοποιήσετε καλύτερα τον νέο επαγγελματικό χώρο.

4. Οργανώστε τη συσκευασία

Η συσκευασία ενός επαγγελματικού χώρου πρέπει να γίνεται με συγκεκριμένο σύστημα.

Μην τοποθετείτε όλα τα αντικείμενα σε τυχαίες κούτες. Οργανώστε τη συσκευασία ανά τμήμα, γραφείο ή χώρο.

Βάλτε ετικέτα σε κάθε κούτα

Κάθε κούτα πρέπει να αναφέρει με σαφήνεια το περιεχόμενό της και τον χώρο στον οποίο προορίζεται.

Για παράδειγμα:

ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟ – ΚΟΥΤΑ 4 – ΑΡΧΕΙΑ

ή

MARKETING – ΚΟΥΤΑ 8 – ΥΛΙΚΑ ΓΡΑΦΕΙΟΥ

Αυτό κάνει πολύ πιο εύκολη την τακτοποίηση στον νέο χώρο.

5. Προστατέψτε τον ηλεκτρονικό εξοπλισμό

Οι ηλεκτρονικές συσκευές χρειάζονται ιδιαίτερη προσοχή.

Υπολογιστές, οθόνες, εκτυπωτές και άλλος εξοπλισμός πρέπει να συσκευάζονται με κατάλληλα υλικά προστασίας.

Οργανώστε καλώδια και εξαρτήματα

Πριν αποσυνδέσετε μια συσκευή, μπορείτε να σημειώσετε τα καλώδια και τις συνδέσεις της.

Τα μικρά εξαρτήματα πρέπει να τοποθετούνται σε ξεχωριστές σακούλες με σαφή σήμανση.

Έτσι η επανασύνδεση στον νέο χώρο θα γίνει πολύ πιο εύκολα.

Προσέξτε τα δεδομένα της επιχείρησης

Πριν από τη μεταφορά ηλεκτρονικών συσκευών, είναι σημαντικό να υπάρχει πρόσφατο αντίγραφο ασφαλείας των σημαντικών δεδομένων.

Τα ευαίσθητα επαγγελματικά αρχεία πρέπει να αντιμετωπίζονται με ιδιαίτερη προσοχή σε όλη τη διαδικασία της μετακόμισης.

6. Σχεδιάστε τη μεταφορά των επίπλων

Μεγάλα γραφεία, ντουλάπες, τραπέζια και άλλα έπιπλα μπορεί να χρειαστούν αποσυναρμολόγηση.

Κρατήστε τις βίδες και τα εξαρτήματα κάθε επίπλου ξεχωριστά και σημειώστε σε ποιο αντικείμενο ανήκουν.

Επίσης, ελέγξτε εκ των προτέρων αν τα έπιπλα μπορούν να περάσουν από τις πόρτες, τα κλιμακοστάσια και τα ασανσέρ του νέου χώρου.

7. Ελέγξτε την πρόσβαση στον παλιό και στον νέο χώρο

Η πρόσβαση είναι ιδιαίτερα σημαντική στις επαγγελματικές μετακομίσεις.

Ελέγξτε:

• Τη δυνατότητα στάθμευσης του φορτηγού
• Το πλάτος των δρόμων
• Την είσοδο του κτιρίου
• Το ασανσέρ
• Τις σκάλες
• Τις διαστάσεις των θυρών
• Τυχόν περιορισμούς πρόσβασης

Αν υπάρχουν μεγάλα ή βαριά αντικείμενα, ενημερώστε εγκαίρως την εταιρεία μετακόμισης ώστε να αξιολογηθεί αν χρειάζεται ειδικός εξοπλισμός.

8. Ενημερώστε εργαζομένους και συνεργάτες

Όλοι όσοι εμπλέκονται στη λειτουργία της επιχείρησης πρέπει να γνωρίζουν το χρονοδιάγραμμα.

Ενημερώστε εγκαίρως το προσωπικό για:

• Την ημερομηνία μετακόμισης
• Την τελευταία ημέρα λειτουργίας στον παλιό χώρο
• Τη νέα διεύθυνση
• Τον τρόπο πρόσβασης στον νέο χώρο
• Τυχόν αλλαγές στο πρόγραμμα εργασίας

Η σωστή ενημέρωση μειώνει τη σύγχυση και βοηθά να γίνει η μετάβαση ομαλότερα.

9. Προγραμματίστε εγκαίρως internet, τηλεφωνία και ηλεκτρικό

Η μεταφορά επίπλων δεν είναι το μόνο που χρειάζεται να οργανωθεί.

Ο νέος επαγγελματικός χώρος πρέπει να είναι λειτουργικός από την πρώτη ημέρα.

Φροντίστε εγκαίρως για:

• Σύνδεση internet
• Τηλεφωνικές γραμμές
• Ηλεκτροδότηση
• Δικτυακές υποδομές
• Εκτυπωτές και περιφερειακές συσκευές
• Συστήματα ασφαλείας

Ιδιαίτερα για επιχειρήσεις που εξαρτώνται από το διαδίκτυο, η έγκαιρη εγκατάσταση των απαραίτητων υποδομών είναι καθοριστική.

10. Συνεργαστείτε με επαγγελματίες μετακομίσεων

Μια επαγγελματική μετακόμιση μπορεί να περιλαμβάνει μεγάλο όγκο εξοπλισμού και βαριά αντικείμενα. Η συνεργασία με εξειδικευμένη εταιρεία μετακομίσεων μπορεί να απλοποιήσει σημαντικά τη διαδικασία.

Ανάλογα με τις ανάγκες σας, μπορείτε να αναθέσετε:

• Συσκευασία
• Αποσυναρμολόγηση επίπλων
• Φόρτωση
• Μεταφορά
• Εκφόρτωση
• Συναρμολόγηση
• Τοποθέτηση στον νέο χώρο

Πριν επιλέξετε εταιρεία, ζητήστε αναλυτική προσφορά και ενημερώστε για τον όγκο και το είδος του εξοπλισμού.

11. Δημιουργήστε ένα πλάνο εγκατάστασης

Η μετακόμιση δεν τελειώνει όταν το φορτηγό φτάσει στον νέο χώρο.

Πριν από τη μεταφορά, αποφασίστε πού θα τοποθετηθεί κάθε γραφείο, ντουλάπα και βασικός εξοπλισμός.

Ένα απλό σχεδιάγραμμα του νέου χώρου μπορεί να βοηθήσει σημαντικά.

Με αυτόν τον τρόπο οι μεταφορείς μπορούν να τοποθετούν τα αντικείμενα απευθείας στη σωστή θέση, αντί να χρειαστεί να μετακινηθούν ξανά αργότερα.

12. Κάντε τελικό έλεγχο μετά τη μετακόμιση

Μόλις ολοκληρωθεί η μεταφορά, ελέγξτε ότι όλα τα βασικά στοιχεία της επιχείρησης λειτουργούν κανονικά.

Ελέγξτε:

• Υπολογιστές
• Internet
• Τηλέφωνα
• Εκτυπωτές
• Δίκτυο
• Φωτισμό
• Έπιπλα
• Αρχεία και έγγραφα

Ένας τελικός έλεγχος πριν επιστρέψει η επιχείρηση σε πλήρη λειτουργία μπορεί να αποτρέψει δυσάρεστες εκπλήξεις.

Πόσο νωρίς πρέπει να ξεκινήσει η προετοιμασία;

Η προετοιμασία εξαρτάται από το μέγεθος της επιχείρησης και τον εξοπλισμό που πρέπει να μεταφερθεί.

Μια μικρή επιχείρηση με λίγα γραφεία μπορεί να οργανωθεί σχετικά γρήγορα, ενώ μια μεγαλύτερη εταιρεία χρειάζεται περισσότερο χρόνο και λεπτομερέστερο σχεδιασμό.

Το σημαντικό είναι να μην αντιμετωπίσετε τη μετακόμιση ως μια διαδικασία που ξεκινά την ημέρα της μεταφοράς. Η επιτυχία της εξαρτάται κυρίως από όσα έχουν οργανωθεί νωρίτερα.

Συμπέρασμα

Η μετεστέγαση επαγγελματικού χώρου χρειάζεται περισσότερο σχεδιασμό από μια απλή μετακόμιση κατοικίας, επειδή πρέπει να προστατευτεί όχι μόνο η οικοσκευή αλλά και ο εξοπλισμός και η ομαλή λειτουργία της επιχείρησης.

Η σωστή σειρά είναι απλή: σχεδιασμός, καταγραφή, ξεκαθάρισμα, συσκευασία, ασφαλής μεταφορά, εγκατάσταση και τελικός έλεγχος.

Όσο νωρίτερα οργανώσετε κάθε στάδιο, τόσο μικρότερη είναι η πιθανότητα καθυστερήσεων και απρόβλεπτων προβλημάτων. Με ένα αναλυτικό πλάνο και τη βοήθεια έμπειρων επαγγελματιών, η μετακόμιση μπορεί να ολοκληρωθεί με ασφάλεια και με τη μικρότερη δυνατή διακοπή της λειτουργίας της επιχείρησης.